Nancy Sievert, de QB Training Experts Ltd., m’a récemment interviewée pour une diffusion Web en direct. Elle enseigne à des entrepreneurs comment tirer le maximum des logiciels de tenue de livres en ligne, par exemple Quickbooks. En gros, elle peut leur éviter de faire appel à des professionnels qui, comme moi, exercent leurs activités dans le domaine de la faillite.
Il peut sembler étrange qu’un bureau de syndics publie dans son blogue de nombreux articles sur les mesures à prendre pour éviter l’insolvabilité. Personnellement, je souhaite que le gens réussissent et j’estime qu’il en va de même pour tous mes collègues. Toutefois, si un entrepreneur est contraint d’avoir recours au système d’insolvabilité, notre objectif est de l’aider à réussir au bout de son parcours.
Dans notre diffusion Web, il a été question des embûches guettant les entrepreneurs qui n’ont pas un bon système de tenue de livres ou qui ne maîtrisent pas bien leur système, qu’il soit interne ou externe.
Exemples d’embûches susceptibles de survenir
- Nécessité de consacrer plus de temps (et d’argent) que prévu pour remédier à une situation négligée
- Manque d’information nécessaire pour prendre des décisions éclairées en temps opportun
- Production tardive de déclarations de revenus
- Versement en retard ou non-versement de remises exigées par le gouvernement
Conséquences possibles
- Frais et pénalités pour production tardive
- Absence de réaction aux signes avant-coureurs de difficultés
- Lenteur de la perception des comptes clients
- Saisie des comptes clients, des comptes bancaires et d’autres éléments d’actif
L’erreur la plus grave que pourrait commettre un propriétaire d’entreprise est probablement d’essayer de tout faire lui-même pour économiser de l’argent, alors qu’il n’a ni les compétences ni la formation voulues. Mais les entrepreneurs qui confient la tenue de livres à un tiers peuvent eux aussi rencontrer des difficultés. Le recours à une personne qui n’est pas assez compétente ni déterminée pour bien faire le travail peut créer toute une pagaille, obligeant ainsi le propriétaire d’entreprise à réparer les pots cassés. J’ai été témoin de ce type de situation. Et aux yeux de l’Agence du revenu du Canada (ARC), la négligence ou l’incompétence d’un commis ou d’un comptable ne justifie pas les retards dans la production de déclarations ou le versement de remises. En pareil cas, vous n’obtiendrez probablement pas plus de sympathie.
La technologie moderne donne accès à une foule de systèmes permettant d’organiser vos finances facilement à peu de frais. Nancy Sievert a parlé de Receipt Bank, application fort pratique qui permet de téléverser vos reçus dans un seul dossier. Comparativement au « système de classement dans un sac d’épicerie en plastique » utilisé par bien des gens, ce système m’apparaît comme une véritable balise dans le brouillard.
Nous avons publié un document PDF intitulé 10 Elements of an Effective Record-Keeping System. Il me semble utile de le présenter brièvement, en rappelant à tous les entrepreneurs de vérifier leur système de tenue de livres et de s’assurer qu’il est assez efficace pour leur permettre d’affronter les tempêtes, comme celle qui nous frappe actuellement et celles auxquelles nous n’échapperons pas à l’avenir.
Mesures à prendre pour se doter d’un système de tenue de livres efficace
- Choisissez le système qui convient à votre situation.
- Faites des recherches. Discutez avec des professionnels. Explorez les options qui s’offrent à vous.
- Désignez une personne pour surveiller l’entrée des données.
- Il peut s’agir de vous-même, d’un membre de votre famille, d’un employé ou d’un tiers de l’extérieur. Peu importe qui c’est, assurez-vous de connaître le fonctionnement du système.
- Assurez-vous de recevoir la formation nécessaire.
- Faites appel à des entreprises comme QB Training Experts Ltd, qui peuvent offrir une formation personnalisée aux entrepreneurs désireux de conserver la tenue de livres à l’interne.
- Mettez en place des mesures de sécurité afin de vous assurer que l’information est saisie fréquemment et avec exactitude.
- Tout bon logiciel de comptabilité est doté de mesures de vérification et de contrôle pour assurer l’exactitude de l’information et prévenir la fraude.
- Prévoyez chaque semaine une plage horaire pour l’entretien du système.
- En investissant un peu de temps maintenant, vous économiserez temps et argent plus tard.
- Stockez vos données et conservez des copies de sauvegarde dans un endroit sûr.
- Bien des raisons peuvent entraîner la perte de données. Sans document justificatif attestant les dépenses effectuées, celles-ci peuvent être rejetées (et le seront probablement) si votre entreprise fait l’objet d’un audit.
- Assurez-vous de produire les déclarations de revenus dans les délais.
- Un retard dans la production des déclarations de revenus ou l’omission de produire ces déclarations attire l’attention de l’ARC et entraîne des frais supplémentaires. Il est préférable d’investir cet argent dans un bon système de tenue de livres et d’être proactif.
- Tous les mois, mettez de côté dans des comptes distincts un montant estimatif pour les remises d’impôt (environ 20 % de votre revenu avant la TVH) et de TVH (15 %) ou versez ces montants tous les mois à l’ARC.
- C’est très important. Il s’agit du principal conseil qui peut déterminer le succès ou l’échec d’une entreprise.
- Faites parvenir l’information à votre comptable (pour les besoins des déclarations de revenus) tous les ans ou à un autre intervalle prédéterminé à des fins d’examen et d’analyse.
- Sauf si vous en exploitez un vous-même, vous voudrez quand même qu’un cabinet comptable revoie et produise vos déclarations de revenus.
- Félicitez-vous pour un travail bien fait!
- Ne paniquez pas si vous n’êtes pas parvenu à appliquer les neuf conseils qui précèdent. Partez de votre situation actuelle. Établissez un plan d’action pour mettre en place les éléments manquants dans le système.
Mon message à l’intention des propriétaires d’entreprise : Vous n’avez pas à tout faire ou tout comprendre seul. Des ressources – en ligne ou en personne – peuvent vous aider à prendre les meilleures décisions pour vous-même et pour votre entreprise. Adressez-vous à des spécialistes et discutez avec eux d’un point de vue proactif ou réactif. Votre entreprise – l’entreprise que vous avez créée – mérite cette attention supplémentaire. Vous méritez d’avoir du succès. Toute la société en bénéficiera!