Par Michael Turcsanyi, PDG de TruPoint

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Introduction

L’intelligence artificielle (IA) transforme rapidement les activités dans tous les secteurs, et les cabinets de syndics autorisés en insolvabilité ne font pas exception. Avec la montée en puissance d’outils tels que ChatGPT d’OpenAI, Microsoft Copilot et Google Gemini, les utilisateurs professionnels, quelle que soit leur expertise technique, tirent désormais parti de l’IA pour améliorer l’efficacité de leurs flux de travail quotidiens. Cette évolution est particulièrement précieuse dans les organisations à forte charge administrative, telles que les syndics de faillite, où l’IA peut automatiser les tâches chronophages, réduire les erreurs et améliorer la prise de décision.

Ce guide explore la manière dont les cabinets de syndic peuvent se préparer à l’intégration de l’IA, en se concentrant sur les outils Microsoft Copilot et Microsoft 365. Il apporte un éclairage sur les étapes fondamentales à suivre, les impératifs de sécurité et les recommandations de politiques et propose des cas d’utilisation tirés du monde réel pour aider les cabinets de syndics autorisés en insolvabilité à exploiter l’IA de manière efficace et sécuritaire.

Préparer votre cabinet à l’IA

Préparation des données

L’une des premières étapes pour adopter l’IA consiste à organiser et à structurer les données de l’entreprise. Les cabinets de syndic gèrent un grand nombre de documents électroniques, et nombre d’entre eux remplacent les systèmes de stockage de fichiers traditionnels par Microsoft SharePoint pour se préparer aux flux de travail générés par l’IA. Microsoft SharePoint, lorsqu’il est correctement mis en œuvre, améliore les capacités de Microsoft Copilot en garantissant que les données sont correctement étiquetées, indexées et accessibles en fonction d’autorisations. L’IA peut ainsi récupérer et traiter les informations plus efficacement, facilitant ainsi la gestion des documents et la collaboration.

Microsoft Copilot : version payante ou gratuite

Si les outils d’IA gratuits peuvent sembler attrayants, ils présentent des risques importants pour la sécurité des données des entreprises. Les versions gratuites des plateformes d’IA utilisent souvent les données des utilisateurs pour entraîner des modèles publics, exposant potentiellement les utilisateurs à des fuites de données financières et juridiques sensibles. Un abonnement payant à Microsoft Copilot offre une sécurité adaptée aux entreprises en garantissant l’isolement, le chiffrement et la conformité des données de l’entreprise aux réglementations du secteur. Investir dans une version payante permet non seulement de protéger les informations sensibles, mais aussi de s’assurer que les résultats générés par l’IA sont adaptés à un usage professionnel et sûr.

Politique des bonnes pratiques d’utilisation de l’IA

Un accès croissant aux outils d’intelligence artificielle devrait inciter les cabinets de syndic à établir une politique des bonnes pratiques d’utilisation de l’IA. Cette politique devrait :

• Définir les outils d’IA que les employés peuvent utiliser.

• Décrire les lignes directrices en matière de sécurité et de conformité.

• Préciser comment le contenu généré par l’IA doit être examiné.

• Veiller à ce que l’IA ne remplace pas le jugement humain pour toutes questions juridiques et financières.

La mise en place de politiques claires permet d’éviter les fuites involontaires de données et de préserver l’intégrité professionnelle.

Applications concrètes de l’IA pour les cabinets de syndics autorisés en insolvabilité

Réunions Microsoft Teams

L’IA peut considérablement améliorer la productivité des réunions grâce à l’intégration de Microsoft Copilot dans Microsoft Teams. Les caractéristiques sont les suivantes :

• Notes de réunion automatiques : Les notes générées par l’IA isolent les principaux points discutés, éliminant ainsi la nécessité d’une prise de notes manuelle.

• Résumés des réunions : Les participants s’appuient sur ces résumés pour rapidement passer en revue des réunions antérieures sans avoir à réécouter l’intégralité des enregistrements.

• Mesures à prendre : L’IA cerne et organise les mesures à prendre à l’issue des discussions, en veillant à ce que les suivis soient clairs et débouchent sur des démarches concrètes.

Exemple : Un cabinet de syndic utilise Microsoft Copilot pour résumer une réunion avec des créanciers : les décisions importantes et les étapes à prendre sont automatiquement extraites, ce qui en facilite la consultation.

Résumés des documents

Les cabinets de syndics autorisés en insolvabilité absorbent quotidiennement des documents juridiques et financiers volumineux. Microsoft Copilot, intégré à Microsoft 365, permet aux utilisateurs de :

• Résumer les documents en paragraphes concis avec énumération des points importants.

• Extraire des sections particulièrement pertinentes sans devoir faire une recherche manuelle dans les pages.

• Interagir avec des fichiers PDF volumineux en posant des questions ciblées à l’IA.

Exemple : Microsoft Copilot sera utilisé pour examiner un dossier d’insolvabilité de 50 pages, générer une analyse sommaire et extraire les principales données financières.

Suggestions de réponses aux courriels

La surabondance de courriels est un défi commun aux services professionnels. L’IA peut rationaliser la communication électronique à l’égard des tâches suivantes :

• Générer des suggestions de réponses en fonction du contexte du courriel.

• Permettre aux utilisateurs de personnaliser et d’affiner les projets avant leur envoi.

• Maintenir un ton professionnel et cohérent lors des interactions avec les clients.

Exemple : Un administrateur reçoit de nombreuses demandes de renseignements des créanciers au sujet des calendriers de remboursement. Microsoft Copilot suggère des réponses bien structurées, réduisant ainsi le temps passé à rédiger des courriels.

Assistant virtuel pour les opérations quotidiennes

Microsoft Copilot comprend un assistant de type ChatGPT qui s’intègre de manière transparente à Microsoft 365, permettant aux utilisateurs de faire ce qui suit :

• Récupérer instantanément les données et les documents liés à un dossier.

• Générer des rapports basés sur des données internes.

• Automatiser les tâches administratives, telles que l’établissement d’échéances et de rappels.

Exemple : Un administrateur doit trouver tous les documents de communication relatifs à un dossier particulier. Au lieu de procéder à une recherche manuelle dans les courriels et les fichiers, il fait appel à Microsoft Copilot, qui récupère les documents pertinents en quelques secondes.

Mise en garde au sujet de l’IA : comprendre son rôle

Si l’IA permet des gains d’efficacité importants, elle ne peut remplacer le jugement juridique ou professionnel. Les cabinets de syndic doivent :

• Utiliser l’IA comme un complément et non comme un substitut à l’analyse juridique.

• Veiller au respect de la réglementation du secteur et des normes éthiques.

• Accorder la priorité à la sécurité en utilisant des outils d’IA pour les entreprises, tels que Microsoft Copilot.

Résumé : Pourquoi les cabinets de syndics autorisés en insolvabilité devraient-ils commencer à utiliser l’IA?

La révolution de l’IA est là, et les cabinets de syndics autorisés en insolvabilité doivent se saisir de cet instrument unique pour rationaliser les opérations, réduire les charges administratives et améliorer le service à la clientèle. En mettant en œuvre l’IA de manière responsable, en se dotant d’une gestion structurée des données, d’outils d’IA sécurisés et de politiques claires, les cabinets de syndic peuvent obtenir un avantage concurrentiel tout en veillant à faire preuve de conformité et de professionnalisme.

✔ Gagner du temps chaque semaine sur les tâches administratives.
✔ Améliorer la précision et l’efficacité de la gestion des documents et des dossiers.
✔ Améliorer la communication et la collaboration entre les équipes.
✔ Assurer la conformité et la sécurité avec les solutions d’IA destinées aux entreprises.

Le moment est venu d’adopter l’IA. Les entreprises qui commencent à intégrer l’IA dès aujourd’hui gagneront un avantage concurrentiel, fonctionneront plus efficacement et seront mieux préparées aux pratiques du futur en matière de faillite.